Конкурс на закупівлю послуг з організації заходів

ОГОЛОШЕННЯ про проведення процедури закупівлі послуг з організації та проведення заходів

(далі – „Оголошення”)

Всеукраїнська благодійна організація "Час життя плюс" (далі – «Організація») оголошує процедуру закупівлі послуг з організації та проведення заходів (тренінгів, семінарів, конференцій, стажувань на робочому місці, візитів клінічного наставництва, ділових поїздок тощо).

Джерело фінансування закупівлі – дана закупівля здійснюється в рамках проекту «Зміцнення кадрового потенціалу всіх рівнів системи надання медичної допомоги пацієнтам з ВІЛ-інфекцією», що реалізовує Замовник за фінансової підтримки ВБО "Всеукраїнська мережа людей, які живуть з ВІЛ/СНІД".

Опис позицій до закупівлі товарів / технічне завдання для робіт та послуг

№	Назва	Кількість	Додаткова інформація
1	Організація (комплексне обслуговування) наставницьких візитів в рамках проектної діяльності	10 наставницьких візитів (з розрахунку на 1 особу, що подорожує)	Зазвичай у одному наставницькому візиті беруть участь 2-3 фахівці.
	Організація (комплексне обслуговування) клінічних стажувань на робочому місці в рамках проектної діяльності	20 клінічних стажувань на робочому місці (з розрахунку на 1 особу, що подорожує)	Зазвичай у одному клінічному стажуванні на робочому місці беруть участь1-2 фахівці (20 осіб)
	Організація (комплексне обслуговування) тренінгів в рамках проектної діяльності	16 тренінгів	Зазвичай у одному тренінгу беруть участь 20 фахівців

Бюджети заходів	Категорія заходів	Кількість заходів
бюджет заходу від 2 000 до 5 000 грн.	наставницькі візити	10
бюджет заходу від 2 000 до 5 000 грн	клінічні стажування на робочому місці	20
бюджет заходу від 60 000 до 100 000 грн.	Тренінги (орієнтовно 1-2 в місяць)	16

Термін постачання товарів, виконання робіт, надання послуг

Вересень 2015 року по березень 2018 року

Очікуваний результат робіт та послуг

підписання угоди про співробітництво. Отримання послуг з організації та проведення заходів.

Обов’язкові технічні та кваліфікаційні вимоги до предмета закупівлі:

№ п/п	Обов’язкові технічні та квіліфікаційні вимоги до предмета закупівлі [1]	Документи, які підтверджують відповідність вимогам
1.	Надання копій первинних документів, які підтверджують фактичні витрати, понесені Постачальником під час проведення заходу.	Цінова пропозиція (форма додається до Оголошення)
2.	Здійснення розрахунків за проведення заходів на умовах: оплата по факту, після проведення заходу та здійснення фінансової звірки	Цінова пропозиція (форма додається до Оголошення)
3.	Можливість скасувати бронювання готельних номерів та харчування на наступний день, якщо в перший день заходу стало відомо, що кількість учасників менша, ніж було заплановано.	Цінова пропозиція (форма додається до Оголошення)
4.	Відсоток комісійних/накладних витрат Постачальника за надання послуг повинен бути незмінним (окрім зміни у сторону зменшення) протягом всього терміну дії договору.	Цінова пропозиція (форма додається до Оголошення)
5.	Замовник не оплачує витрати (оплата проїзду, проживання, добові та інші витрати) на менеджера Постачальника під час проведення заходів по всій території України.	Цінова пропозиція (форма додається до Оголошення)
6.	Перелік власних ресурсів, необхідних для забезпечення проведення заходів (управлінський та обслуговуючий персонал).	Додаток № 1 до Тендерної пропозиції: інформація щодо управлінського та обслуговуючого персоналу Постачальника
7.	Призначення одного постійного менеджера, який координує всі етапи надання послуг.	Цінова пропозиція (форма додається до Оголошення)
8.	Відсоток комісійних витрат Постачальника за надання послуг.	Вказати відсоток (наставницькі візити, клінічні стажування на робочому місці, тренінги)
9.	Наявність знижок або ексклюзивних прав на бронювання номерів, оренду залів в готелях Києва «О’Київ»; «Либідь»; «Русь» тощо	Додаток № 2 до Тендерної пропозиції: - лист-підтвердження від Постачальника з зазначенням знижок або ексклюзивних відносин у відповідних готелях (можна додатково надати перелік альтернативних готелів, у яких Постачальник має знижки); офіційний лист-підтвердження від готелю «О’Київ»; «Либідь», «Русь» тощо; про відповідні знижки або ексклюзивні відносини.
10.	Можливість надання широкого спектру послуг, включаючи, але не обмежуючись, підбором та підготовкою місця проведення заходу, запрошення учасників та забезпечення їх проживання та харчування, надання транспортних послуг, забезпечення технічної підтримки для проведення заходу, надання послуг відео зйомки, тощо.	Цінова пропозиція (форма додається до Оголошення)
11.	Інформація щодо вартості додаткових ресурсів, необхідних для забезпечення проведення заходів: - кейтерингові послуги (кава-паузи, обіди, вечері). Пропозиція має містити інформацію щодо забезпечення харчуванням (орієнтовний перелік меню кава-пауз, обідів, вечерь (стандартний, покращений), наповнення, вартість та вихід має бути незмінним на весь термін дії договору (окрім зміни ціни в сторону зменшення).	Додаток № 3 до Тендерної пропозиції:(прайс-лист тощо)
12.	Наявність досвіду роботи в сфері надання послуг з матеріально-технічного супроводу подібних заходів (включаючи, але не обмежуючись, тренінгами, конференціями, виїзними семінарами, круглими столами) не менше 2 років.	Цінова пропозиція (форма додається до Оголошення)
13.	Референс-лист, що включає перелік корпоративних клієнтів з телефонами контактних осіб та інформацію щодо фактичного обсягу послуг, наданих компанією-учасником тендеру, за 2014 рік – 6 місяців 2015 року.	Додаток № 4 до Тендерної пропозиції: «Референс-лист» (форма додається)
14.	Рекомендаційні листи щонайменше від двохпостійних клієнтів учасника тендеру з зазначенням контактів особи, що надала рекомендацію.	Додаток № 5 до Тендерної пропозиції: рекомендаційні листи (не менше 2-х) постійних клієнтів учасника тендеру
15.	Право на здійснення підприємницької діяльності (У тендері можуть брати участь юридичні особи та ФОП. При цьому, ФОП, які подаються на конкурс, повинні знаходитися на загальній або на спрощеній системі оподаткування (2-а, 3-я група), а також мати відповідні КВЕДИ на види діяльності, що передбачені предметом закупівлі).	Додаток № 6 до Тендерної пропозиції: - Скан-копія Свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи або фізичної особи-підприємця або Виписки з єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців. Копія повинна бути завірена печаткою (за наявності) та підписом учасника запиту. - Скан-копія Свідоцтва платника ПДВ (при умові реєстрації платником ПДВ) або Свідоцтва про сплату єдиного податку (за наявності). Копія повинна бути завірена печаткою (за наявності) та підписом учасника запиту. - Скан-копія Статуту, завірена печаткою та підписом учасника запиту (для юридичних осіб).
16.	Готовність надати копію Витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців станом не раніше 01.01.2014 року (із зазначенням в ньому відповідних видів діяльності за КВЕД) у разі обрання учасника переможцем конкурсних торгів.	Цінова пропозиція (форма додається до Оголошення)

До оцінювання згідно критеріям оцінки допускаються тендерні пропозиції, які відповідатимуть обов’язковим технічним та кваліфікаційним вимогам. Невідповідність хоча б одній з технічних та кваліфікаційних вимог тендерної пропозиції учасника призводить до автоматичної повної дискваліфікації такої тендерної пропозиції.

Ключові критерії оцінки тендерних пропозицій які відповідатимуть обов’язковим технічним та кваліфікаційним вимогам:

Подані учасниками тендеру тендерні пропозиції будуть в подальшому оцінені щодо їх відповідності наступним критеріям:

Відповідність комерційної пропозиції тендерній документації;
Фінансові умови співпраці:
- Безготівковий розрахунок;
- Здійснення розрахунків за проведення заходів на умовах: оплата по факту, після проведення заходу та здійснення фінансової звірки;
- Розмір винагороди за надання послуг з комплексної логістики заходів;
- Відсоток знижок на проживання в готелях згідно Додатку №2;
- Вартість послуг, що надаються безпосередньо учасником тендеру згідно Додатку №3;
Підтверджений досвід у сфері надання послуг з матеріально - технічного супроводу різноманітних заходів (наявність підтверджуючих документів та відгуків клієнтів) згідно Додатків №4 та №5;

ТЕНДЕРНА ПРОПОЗИЦІЯ МАЄ ВКЛЮЧАТИ В СЕБЕ:

Заповнену форму Цінової пропозиції (форма додається).
Додаток № 1 до Тендерної пропозиції: інформація щодо управлінського та обслуговуючого персоналу Постачальника.
Додаток № 2 до Тендерної пропозиції:
4.1. лист-підтвердження від Постачальника з зазначенням знижок або ексклюзивних відносин у відповідних готелях (можна додатково надати перелік альтернативних готелів, у яких Постачальник має знижки); офіційний лист-підтвердження від готелю «О’Київ»; «Либідь», «Русь» тощо;
4.2. про відповідні знижки або ексклюзивні відносини.
Додаток № 3 до Тендерної пропозиції(прайс-лист тощо)
Додаток № 4 до Тендерної пропозиції: «Референс-лист» (форма додається).
Додаток № 5 до Тендерної пропозиції: рекомендаційні листи (не менше 2-х) постійних клієнтів учасника тендеру з зазначенням контактів особи, що надала рекомендацію.
Додаток № 6 до Тендерної пропозиції:
- Скан-копія Свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи або фізичної особи-підприємця або Виписки з єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців. Копія повинна бути завірена печаткою (за наявності) та підписом учасника запиту.
- Скан-копія Свідоцтва платника ПДВ (при умові реєстрації платником ПДВ) або Свідоцтва про сплату єдиного податку (за наявності). Копія повинна бути завірена печаткою (за наявності) та підписом учасника запиту.
- Скан-копія Статуту, завірена печаткою та підписом учасника запиту (для юридичних осіб).

Умови оплати наданих послуг:

Оплата послуг з матеріально – технічного забезпечення комплексного обслуговування кожного конкретного заходу здійснюється Замовником на підставі кошторису заходу шляхом безготівкового перерахування відповідної суми на поточний рахунок виконавцю. Оплата здійснюється по факту, після проведення заходу та здійснення фінансової звірки. Замовник окремо не оплачує Постачальнику витрати на сплату податків та інших обов’язкових платежів і зборів (наприклад, єдиний податок).

Акт прийому – передачі наданих послуг підписується після надання Постачальником копій первинної документації про розрахунок з третіми сторонами, а саме: рахунок-фактура від готелів/баз; платіжне доручення; акт виконаних робіт або наданих послуг між готелем/базою та контрагентом; рахунок та/або видаткова накладна на закупівлю канцелярських товарів; прайс-листи на харчування (кава-паузи, обіди), якщо організація здійснювалась контрагентом; прайс-лист на технічне та транспортне забезпечення (техніка була надана в оренду контрагентом, тренінг відбувався за містом); оригінали проїзних документів учасників (квитки).

Даний перелік не є вичерпним, вимоги до первинної документації можуть змінюватись залежно від специфіки заходів.

Посадові особи Організатора, уповноважені здійснювати зв'язок з учасниками

Додаткову інформацію можна отримати за телефонами: (044) 200 28 27, контактна особа – Наталія Бакал, natali@tl-plus.org.ua.

Правила оформлення тендерної пропозиції учасника:

Учасники мають подавати пропозиції у письмовому вигляді особисто або кур‘єрською поштою. Тендерні пропозиції, що надійдуть електронною поштою розглядатися не будуть.
Всі копії будь-яких документів, що включаються в тендерну пропозицію, мають бути обов’язково завіреними підписом учасника, а якщо учасником є юридична особа, то печаткою та підписом уповноваженої особи. До тендерної пропозиції повинні додаватись документи, які посвідчують право такої уповноваженої особи підписувати тендерну пропозицію (наказ про призначення керівника або довіреність).
Надані копії документів мають бути розбірливими та якісними.
Відповідальність за достовірність наданої інформації в своїй тендерній пропозиції несе учасник.
Строк дії тендерної пропозиції повинен становити не менше 6 місяців з дати розкриття тендерних пропозицій.
Тендерна пропозиція має бути поміщеною у конверт формату А4, який на лініях склеювання має бути промаркований печаткою учасника у декількох місцях, аби виключити можливість несанкціонованого ознайомлення із вмістом конверту до настання дати розкриття організацією тендерних пропозицій.
У разі, якщо тендерна пропозиція надійшла після спливу кінцевого терміну приймання тендерних пропозицій, то конверт з такою тендерною пропозицією не розкривається і повертається організацією на адресу відправника.
До участі у оцінці тендерних пропозицій Комітетом із затвердження закупівлі Організатора допускаються тендерні пропозиції, які повністю відповідають умовам цього Оголошення.

Тендерні пропозиції приймаються за адресою:

Україна, 03038, м. Київ, вул. Протасів Яр, 2Д, 2 поверх, кімната 2.

Приймання пропозицій, які подаються учасниками особисто, здійснюється щоденно у робочі дні пн. - пт. з 09 год. 30 хв. до 17 год. 00 хв. за київським часом.

Кінцевий термін приймання тендерних пропозицій від учасників:

«14» серпня 2015 року, до 15 год. 00 хв. за київським часом.

РОЗКРИТТЯ ТЕНДЕРНИХ ПРОПОЗИЦІЙ УЧАСНИКІВ ТОРГІВ ВІДБУДЕТЬСЯ:

«17» серпня 2015 року, о 14 год. 00 хв. за київським часом за адресою:
Україна, 03038, м. Київ, вул. Протасів Яр, 2Д, 2 поверх, кімната 2.

До участі у процедурі розкриття тендерних пропозицій запрошуються всі учасники, які подали тендерні пропозиції, або їх уповноважені представники (при собі мати документи, що посвідчують повноваження та особу). Відсутність учасника або його уповноваженого представника під час процедури розкриття тендерних пропозицій не є підставою для відмови в розкритті чи розгляді тендерної пропозиції.

Методика обрання переможця конкурсних торгів. Спочатку серед поданих тендерних пропозицій Комітетом із затвердження закупівлі Організатора відбираються пропозиції, які відповідають технічним, кваліфікаційним та іншим вимогам до предмета закупівлі та постачальника, які містяться у цьому Оголошенні. З відібраних тендерних пропозицій Комітетом із затвердження закупівлі Організатора конкурсних торгів обирається тендерна пропозиція з найнижчою ціною та учасник, який подав таку тендерну пропозицію, оголошується переможцем конкурсних торгів.

Визначення переможця даної процедури закупівлі відбудеться, протягом 5 робочих днів з дати відкриття тендерних пропозицій з можливістю подовження цього строку за необхідності письмового уточнення інформації, яка міститься у тендерних пропозиціях, не більше ніж на 5 днів. Копії всіх документів за результатами даного конкурсу будуть надсилатись організації-донору на затвердження. Після затвердження останньою вони можуть бути оприлюднені. Результати процедури закупівлі буде повідомлено всім учасникам не пізніше 5 календарних днів з дати прийняття рішення про визначення переможця шляхом надіслання відповідних повідомлень всім учасникам конкурсних торгів поштою або електронною поштою.