ОГОЛОШЕННЯ про проведення процедури закупівлі послуг з організації та проведення заходів

(далі – „Оголошення”)

Всеукраїнська благодійна організація "Час життя плюс" (далі – «Організація») оголошує процедуру закупівлі послуг з організації та проведення заходів (тренінгів, семінарів, конференцій, стажувань на робочому місці, візитів клінічного наставництва, ділових поїздок тощо).

Джерело фінансування закупівлі – дана закупівля здійснюється в рамках проекту «Зміцнення кадрового потенціалу всіх рівнів системи надання медичної допомоги пацієнтам з ВІЛ-інфекцією», що реалізовує Замовник за фінансової підтримки ВБО "Всеукраїнська мережа людей, які живуть з ВІЛ/СНІД".

Опис позицій до закупівлі товарів / технічне завдання для робіт та послуг

Термін постачання товарів, виконання робіт, надання послуг

Вересень 2015 року по березень 2018 року

Очікуваний результат робіт та послуг

підписання угоди про співробітництво. Отримання послуг з організації та проведення заходів.

Обов’язкові технічні та кваліфікаційні вимоги до предмета закупівлі:

Ключові критерії оцінки тендерних пропозицій які відповідатимуть обов’язковим технічним та кваліфікаційним вимогам:

Подані учасниками тендеру тендерні пропозиції будуть в подальшому оцінені щодо їх відповідності наступним критеріям:

• Відповідність комерційної пропозиції тендерній документації;
• Фінансові умови співпраці:
  • Безготівковий розрахунок;
  • Здійснення розрахунків за проведення заходів на умовах: оплата по факту, після проведення заходу та здійснення фінансової звірки;
  • Розмір винагороди за надання послуг з комплексної логістики заходів;
  • Відсоток знижок на проживання в готелях згідно Додатку №2;
  • Вартість послуг, що надаються безпосередньо учасником тендеру згідно Додатку №3;
• Підтверджений досвід у сфері надання послуг з матеріально - технічного супроводу різноманітних заходів (наявність підтверджуючих документів та відгуків клієнтів) згідно Додатків №4 та №5;

ТЕНДЕРНА ПРОПОЗИЦІЯ МАЄ ВКЛЮЧАТИ В СЕБЕ:

1. Заповнену форму Цінової пропозиції (форма додається).
2. Додаток № 1 до Тендерної пропозиції: інформація щодо управлінського та обслуговуючого персоналу Постачальника.
3. Додаток № 2 до Тендерної пропозиції:
   4.1. лист-підтвердження від Постачальника з зазначенням знижок або ексклюзивних відносин у відповідних готелях (можна додатково надати перелік альтернативних готелів, у яких Постачальник має знижки); офіційний лист-підтвердження від готелю «О’Київ»; «Либідь», «Русь» тощо;
   4.2. про відповідні знижки або ексклюзивні відносини.
4. Додаток № 3 до Тендерної пропозиції(прайс-лист тощо)
5. Додаток № 4 до Тендерної пропозиції: «Референс-лист» (форма додається).
6. Додаток № 5  до Тендерної пропозиції: рекомендаційні листи (не менше 2-х)  постійних клієнтів учасника тендеру з зазначенням контактів особи, що надала рекомендацію.
7. Додаток № 6 до Тендерної пропозиції:
   - Скан-копія Свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи або фізичної особи-підприємця або Виписки з єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців. Копія повинна бути завірена печаткою (за наявності) та підписом учасника запиту.
   - Скан-копія Свідоцтва платника ПДВ (при умові реєстрації платником ПДВ) або Свідоцтва про сплату єдиного податку (за наявності). Копія повинна бути завірена печаткою (за наявності) та підписом учасника запиту.
   - Скан-копія Статуту, завірена печаткою та підписом учасника запиту  (для юридичних осіб).

Умови оплати наданих послуг:

Оплата послуг з матеріально – технічного забезпечення комплексного обслуговування кожного конкретного заходу здійснюється Замовником на підставі кошторису заходу шляхом безготівкового перерахування відповідної суми на поточний рахунок виконавцю. Оплата здійснюється по факту, після проведення заходу та здійснення фінансової звірки. Замовник окремо не оплачує Постачальнику витрати на сплату податків та інших обов’язкових платежів і зборів (наприклад, єдиний податок).

Акт прийому – передачі наданих послуг підписується після надання Постачальником копій первинної документації про розрахунок з третіми сторонами, а саме: рахунок-фактура від готелів/баз; платіжне доручення; акт виконаних робіт або наданих послуг між готелем/базою та контрагентом; рахунок та/або видаткова накладна на закупівлю канцелярських товарів; прайс-листи на харчування (кава-паузи, обіди), якщо організація здійснювалась контрагентом; прайс-лист на технічне та транспортне забезпечення (техніка була надана в оренду контрагентом, тренінг відбувався за містом); оригінали проїзних документів учасників (квитки).

Даний перелік не є вичерпним, вимоги до первинної документації можуть змінюватись залежно від специфіки заходів.

Посадові особи Організатора, уповноважені здійснювати зв'язок з учасниками

Додаткову інформацію можна отримати за телефонами: (044) 200 28 27, контактна особа – Наталія Бакал, natali@tl-plus.org.ua.

Правила оформлення тендерної пропозиції учасника:

1. Учасники мають подавати пропозиції у письмовому вигляді особисто або кур‘єрською поштою. Тендерні пропозиції, що надійдуть електронною поштою розглядатися не будуть.
2. Всі копії будь-яких документів, що включаються в тендерну пропозицію, мають бути обов’язково завіреними підписом учасника, а якщо учасником є юридична особа, то печаткою та підписом уповноваженої особи. До тендерної пропозиції повинні додаватись документи, які посвідчують право такої уповноваженої особи підписувати тендерну пропозицію (наказ про призначення керівника або довіреність).
3. Надані копії документів мають бути розбірливими та якісними.
4. Відповідальність за достовірність наданої інформації в своїй тендерній пропозиції несе учасник.
5. Строк дії тендерної пропозиції повинен становити не менше 6 місяців з дати розкриття тендерних пропозицій.
6. Тендерна пропозиція має бути поміщеною у конверт формату А4, який на лініях склеювання має бути промаркований печаткою учасника у декількох місцях, аби виключити можливість несанкціонованого ознайомлення із вмістом конверту до настання дати розкриття організацією тендерних пропозицій.
7. У разі, якщо тендерна пропозиція надійшла після спливу кінцевого терміну приймання тендерних пропозицій, то конверт з такою тендерною пропозицією не розкривається і повертається організацією на адресу відправника.
8. До участі у оцінці тендерних пропозицій Комітетом із затвердження закупівлі Організатора допускаються тендерні пропозиції, які повністю відповідають умовам цього Оголошення.

Тендерні пропозиції приймаються за адресою:

Україна, 03038, м. Київ, вул. Протасів Яр, 2Д,  2 поверх, кімната 2.

Приймання пропозицій, які подаються учасниками особисто, здійснюється щоденно у робочі дні пн. - пт. з 09 год. 30 хв. до  17 год. 00 хв. за київським часом.

Кінцевий термін приймання тендерних пропозицій від учасників:

 «14» серпня 2015 року, до 15 год. 00 хв. за київським часом.

РОЗКРИТТЯ ТЕНДЕРНИХ ПРОПОЗИЦІЙ УЧАСНИКІВ ТОРГІВ ВІДБУДЕТЬСЯ:

«17» серпня 2015 року, о 14 год. 00 хв. за київським часом за адресою:
Україна, 03038, м. Київ, вул. Протасів Яр, 2Д,  2 поверх, кімната 2.

До участі у процедурі розкриття тендерних пропозицій запрошуються всі учасники, які подали тендерні пропозиції, або їх уповноважені представники (при собі мати документи, що посвідчують повноваження та особу). Відсутність учасника або його уповноваженого представника під час процедури розкриття тендерних пропозицій не є підставою для відмови в розкритті чи розгляді тендерної пропозиції.

Методика обрання переможця конкурсних торгів. Спочатку серед поданих тендерних пропозицій Комітетом із затвердження закупівлі Організатора відбираються пропозиції, які відповідають технічним, кваліфікаційним та іншим вимогам до предмета закупівлі та постачальника, які містяться у цьому Оголошенні. З відібраних тендерних пропозицій Комітетом із затвердження закупівлі Організатора конкурсних торгів обирається тендерна пропозиція з найнижчою ціною та учасник, який подав таку тендерну пропозицію, оголошується переможцем конкурсних торгів.

Визначення переможця даної процедури закупівлі відбудеться, протягом 5 робочих днів з дати відкриття тендерних пропозицій з можливістю подовження цього строку за необхідності письмового уточнення інформації, яка міститься у тендерних пропозиціях, не більше ніж на 5 днів. Копії всіх документів за результатами даного конкурсу будуть надсилатись організації-донору на затвердження. Після затвердження останньою вони можуть бути оприлюднені. Результати процедури закупівлі буде повідомлено всім учасникам не пізніше 5 календарних днів з дати прийняття рішення про визначення переможця шляхом надіслання відповідних повідомлень всім учасникам конкурсних торгів поштою або електронною поштою.